Vhodna pošta in dokumenti
Avtomatizirano branje, klasifikacija in razvrščanje brez ročnega dela.
Kako deluje
Dona se samodejno povezuje z vašim e-poštnim strežnikom v rednih intervalih prek protokola IMAP in uvozi nova sporočila. Za vsako sporočilo samodejno:
- Prebere vsebino in priloge
- Klasificira vrsto dokumenta
- Poveže sporočilo z ustreznim spisom
- Zabeleži morebitne roke
- Vas obvesti o nujnih zadevah
Ročno razvrščanje pošte postane del preteklosti.
Dona prepozna
Nujne zadeve — naroki, roki in vloge — so samodejno izpostavljene na vrhu seznama z rdečo oznako. Ostala pošta je razvrščena po vrsti in čaka na vaš pregled.
Če vaša pisarna potrebuje dodatno klasifikacijo, jo dodamo. Sistem se prilagodi vam.
Sistem, ki se prilagodi vaši pisarni
Vsaka odvetniška pisarna dela drugače. Dona se prilagodi vašemu načinu dela — ne obratno. Klasifikacije, pravila razvrščanja, opozorila in prioritete nastavimo skupaj z vami ob uvedbi.
Če se vaše potrebe spremenijo, sistem prilagodimo. Brez čakanja, brez doplačil.
Samodejno povezovanje s spisi
Dona poskuša vsako sporočilo samodejno povezati z ustreznim spisom. Išče po:
- opravilni številki (npr. P 123/2026)
- imenu stranke v naslovu ali vsebini
- referenci na prejšnje sporočilo v isti niti
Če sistem ni prepričan, vam predlaga najbližje ujemanje — vi s klikom potrdite ali ročno izberete pravi spis.
Sledenje statusu
Vsako sporočilo ima status, ki se posodablja sproti:
- Novo — pravkar prejeto, še neprebrano
- Prebrano — odprto in pregledano
- Dodeljeno — povezano s spisom in dodeljeno odvetniku
- Odgovorjeno — odgovor je bil poslan
- Arhivirano — zaključeno in shranjeno
Kaj to pomeni za vas
Namesto da vsako jutro ročno prebirate e-pošto, razvrščate priloge po mapah in preverjate roke, to naredi Dona.
Vi odprete sistem, vidite klasificirano pošto razvrščeno po nujnosti in se takoj lotite najpomembnejšega.
Manjka funkcionalnost? Dodamo jo.
Če vaša pisarna potrebuje dodatno klasifikacijo, pravilo razvrščanja ali integracijo z e-poštnim sistemom ki ga še ne podpiramo — to ni ovira. Sistem aktivno razvijamo in prilagajamo potrebam vaše pisarne. Kar danes še ni v sistemu, je jutri lahko.
Povezava z vašimi sistemi
Dona se poveže z vašim obstoječim e-poštnim strežnikom prek IMAP protokola. Podpira:
- Več e-poštnih nabiralnikov hkrati (skupni in osebni)
- Vaš obstoječi e-poštni naslov — brez sprememb za stranke
- Uvoz obstoječe e-pošte ob uvedbi sistema
Če vaša pisarna prejema dokumente tudi po navadni pošti, jih skenirate in Dona jih samodejno klasificira, prepozna besedilo (OCR) in poveže s spisom.
Nič več izgubljenih dopisov. Nič več zamujenih rokov.
Dogovorite se za predstavitev