Skladnost in revizija

Avtomatizirana skladnost: ZPPDFT-2, GDPR in popolna revizijska sled.

ZPPDFT-2 preverjanje strank

Zakonodaja (ZPPDFT-2) od odvetnikov zahteva natančno identifikacijo in preverjanje strank.

Dona ob vnosu samodejno izvede identifikacijo stranke (KYC) in vodi obvezne evidence:

• preveri identiteto stranke ob vnosu
• označi stranke z ustreznim statusom preverjanja
• opozori na stranke ki zahtevajo dodatno preverjanje
• vodi evidenco vseh opravljenih preverjanj

Tri ravni pregleda

• Poenostavljeni — za stranke z nizkim tveganjem
• Standardni — za večino strank
• Poostreni — za stranke z visokim tveganjem ali politično izpostavljene osebe (PEP)

Politično izpostavljene osebe so samodejno označene za poostreni pregled. Pri transakcijah nad 15.000 EUR sistem samodejno sproži dodatno preverjanje.

Ocena tveganja

Sistem oceni tveganje na podlagi petih kategorij kazalnikov:

• Stranka — vrsta osebe, poslovna dejavnost
• Transakcija — vrednost, pogostost, neobičajnost
• Geografija — država rezidentstva, davčne oaze
• Vedenje — nepripravljenost za identifikacijo, spremembe podatkov
• Produkt — vrsta storitve ki jo stranka naroča

Pregled velja 24 mesecev. Ob sumu na pranje denarja sistem sproži 3-dnevni rok za prijavo (čl. 67 ZPPDFT-2).

Revizijska sled

Sistem beleži vsako dejanje vsakega uporabnika:

• kdo je odprl, spremenil ali zaprl spis
• kdo je dodal ali izbrisal dokument
• kdo je spremenil status roka
• kdo je dostopal do podatkov stranke

Revizijska sled je trajna in nespremenljiva, kar vam zagotavlja varnost ob morebitnem nadzoru Odvetniške zbornice ali Informacijskega pooblaščenca.

GDPR skladnost

• Brisanje osebnih podatkov na zahtevo (pravica do pozabe)
• Pregled vseh shranjenih podatkov o posamezniku
• Lokalno hranjenje — podatki nikoli ne zapustijo vaše pisarne
• Evidenca obdelav osebnih podatkov

Nadzor dostopa

Štiri uporabniške vloge:

• Administrator — polni dostop, upravljanje uporabnikov
• Odvetnik — dostop do vseh spisov in strank
• Tajnica — omejen dostop (brez brisanja, brez nastavitev)
• Zunanji — samo branje dodeljenih spisov

Vsaka vloga ima natančno določene pravice. Administrator dodeljuje vloge in spremlja aktivnosti.

Uvoz vaših obstoječih evidenc